Memahami perhitungan payroll non staff menggunakan Apple Numbers
Pengantar
Dari pengamatan dan pengalaman pribadi, membuat perhitungan Payroll yang Customized cenderung masuk dalam kategori sulit, sehingga di sini banyak menggunakan progammer.
Apakah menarik jika seandainya ada cara penyelesaian yang gratis? Terlebih anda dapat mengendalikan sistem Payroll anda meskipun ada perubahan (customized) dalam perjalanannya?
Jika jawabannya adalah “iya”, lanjutkan baca tulisan ini. Karena dijamin tulisan ini akan memberikan jawaban mengenai apa yang dibutuhkan.
Penjelasan ini mencoba memahami perhitungan yang sama dengan perspektif yang sedikit berbeda dengan yang sudah pernah dilakukan.
Teknik atau metode yang akan disampaikan di sini bisa berguna bagi siapa saja. Secara umum, pendekatan yang digunakan sudah banyak dipakai di bidang lain. Hanya saja dalam pembahasan kali ini difokuskan kepada permasalahan Customized Payroll.
Tujuan dari penulisan ini untuk membagikan perspektif atau cara pandang baru yang diharapkan dapat memberikan efisiensi dalam proses Payroll yang sudah dijalankan, terutama yang Customized.
Penjelasan selanjutnya dibagi menjadi 3 bagian:
1. Pemahaman istilah dan alat (tool) yang digunakan.
2. Teknik dan metode berpikir.
3. Penutup
1. Pemahaman istilah dan alat yang digunakan
Kita perlu menyamakan istilah dan pemahaman mengenai tool yang kita gunakan. Maka kita akan deskripsikan satu-persatu.
1.1. Payroll
Menurut Wikipedia https://en.wikipedia.org/wiki/Payroll
A payroll is a company’s list of its employees, but the term is commonly used to refer to:
– the total amount of money that a company pays to its employees
– a company’s records of its employees’ salaries and wages, bonuses, and withheld taxes
– the company’s department that calculates and pays these.
Payroll in the sense of “money paid to employees” plays a major role in a company for several reasons.
Payroll dari perspektif Akuntansi sangat penting karena ini menyangkut kewajiban pajak yang harus diselesaikan oleh perusahaan dan tenaga kerjanya.
Payroll dari perspektif MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia) juga sangat penting. Karena tenaga kerja sangat sensitif terhadap kesalahan Payroll. Tenaga kerja berhak untuk dibayar tepat waktu dan tepat jumlah.
Tujuan utama dari proses Payroll adalah untuk memastikan bahwa tenaga kerja mendapatkan kompensasinya secara tepat jumlah dan tepat waktu. Tepat jumlah di sini termasuk segala hal yang mempengaruhinya, pajak dan pengurangan lainnya, termasuk pajak yang harus dibayarkan tepat waktu kepada regulator (Negara).
Beberapa perusahaan memberikan pekerjaan Payroll kepada pihak ketiga, terutama Payroll Customize, karena biasanya ada banyak ketentuan yang menjadikan terlalu rumit untuk dikerjakan oleh internal perusahaan.
1.2. Customized
Sedikit memahami arti kata Customized di sini. Menurut http://www.dictionary.com/browse/customize:
verb (used with object), customized, customizing.
to modify or build according to individual or personal specifications or preference:
to customize an automobile.
Bisa diartikan, supaya mudah, adalah “perlu penyesuaian atau disesuaikan”. Misalnya dalam topik kita ini nanti akan ada banyak penyesuaian-penyesuaian yang mempengaruhi gaji seseorang. Atau, setiap perusahaan mempunyai kebijakan cara menghitung gaji tenaga kerjanya sendiri. Itulah yang dalam topik ini dimaksud dengan Customize.
1.3. Apa itu Apple Numbers1
Setelah mengetahui pemahaman di atas, mari kita mulai dengan mengenal apa itu Apple Numbers.
Perkenalkan, Apple Numbers adalah aplikasi yang berjalan dalam Operating System macOS2, yang bisa didapatkan gratis apabila anda membeli Apple Computer baru sejak (kalau tidak salah) setelah tahun 2012. Apple Numbers dalam perjalanannya sampai hari ini sudah mengalami beberapa kali penyesuaian. Mulai dari tampilan yang disederhanakan, sampai sinkronisasi dengan device Apple lain, misalnya iPhone dan iPad, dengan menggunakan iCloud3.
1.4. Customized Payroll dengan Apple Numbers
Salah satu kelebihan yang dimiliki Apple Numbers adalah, dalam satu sheet Apple Numbers bisa ada beberapa tabel. Saat mempelajari aplikasi spread sheet yang lain, satu sheet adalah satu “large” tabel. Perbedaan yang sangat menguntungkan. Terutama pada saat menjalankan fungsi lookup, formula yang dibuat bisa membaca tabel tertentu. Untuk lebih memahami memang disarankan untuk mencoba.
Dalam menyelesaikan perhitungan Payroll dengan Apple Numbers, disarankan menghindari penggunaan vlookup.
vlookup dan indexmatch memiliki fungsi yang sama yaitu melihat sebuah nilai dari tabel atau sheet lain dengan ketentuan berada di baris (row) yang sama.
Kenapa disarankan untuk memakai kombinasi index dan match? Salah satu keuntungan dari penggunaan index dan match adalah tidak perlu mengetahui “column number” dari tempat yang ingin dibaca nilainya.
VLOOKUP(search-for,columns-range,return-column,close-match) dari function ini, di bagian return-column kita harus menyebutkan kolom nomor berapa. Akan menjadi masalah baru jika dalam perkembangan selanjutnya ada nomor kolom yang berubah maka kita harus mengganti semua formula vlookup. Ciri-ciri penggunaan vlookup, untuk memudahkan biasanya akan memberikan nomor kolom di atas sendiri.
INDEX(range,MATCH(search-for,search-where,matching-method),column-index,area-index) di sini yang di-match adalah baris (row)-nya dan yang di-index adalah kolom yang ingin dilihat nilainya. Dengan begini, jika kemudian ada kebutuhan untuk mengubah urutan kolom, maka kita tidak perlu mengubah formula yang ada. Index match bisa kita manfaatkan untuk kebutuhan ini, di Apple Numbers.
Menyelesaikan perhitungan Customized Payroll dengan Apple Numbers menjadi sangat memungkinkan karena di Apple Numbers dalam satu sheet bisa dibuat beberapa tabel. Setiap perhitungan Payroll yang Customized selalu akan dimudahkan apabila kita dapat membuat tabel-tabel sesuai kebutuhan. Misalnya; tabel kebijakan pemberi kerja, tabel kebijakan BPJS, tabel kebijakan Pph 21, dan mungkin dalam beberapa perhitungan diperlukan tabel piece rate.
Jika sampai di sini sudah bingung, jangan kuatir baca saja terus. Nanti akan tercerahkan
2. Teknik dan Metode Berpikir
Setelah memahami istilah dan tool yang kita gunakan dalam menyelesaikan perhitungan ini, selanjutnya perlu kita pahami bagaimana urutan berpikirnya. Di bawah ini adalah rahasia umum yang bisa diaplikasikan dalam penyelesaian perhitungan ini.
Rahasia umum yang digunakan dalam sebuah proses bisa kita gunakan di sini. Sangat mendasar, kalau kita umpamakan Payroll ini adalah sebuah proses, maka harus ada input dan harus ada output.
Input – Process – Output
2.1. Input
Yang dimaksud input di sini adalah semua yang menjadi bahan dasar sebelum dilakukan perhitungan. Supaya mudah, kita menyebutnya input konstan dan input variabel. Input konstan termasuk peraturan dan kebijakan pengguna (user), misal pajak, cara pembayaran (pola), peraturan BPJS, dll. Input variabel adalah input yang sudah dijabarkan di atas tadi. Dalam hal Payroll ini, yang berubah setiap kali cut off.
2.2. Process
Proses mungkin bisa disebut juga langkah Calculation. Kalkulasi yang menghasilkan gaji kotor untuk kemudian masuk ke kalkulasi BPJS dan Pajak.
Dalam membuat kalkulasi ini, kita harus memperhatikan jenis input-nya. Rancangan (design) dan identifikasi awal akan menentukan jenis atau model kalkulasinya.
Salah satu contoh formula untuk perhitungan yang menggunakan indexmatch:
IF(PPh Sebulan Nama 10≥0,IF(Status NPWP Nama 10="TIDAK ADA",PPh Sebulan Nama 10×INDEX(Pengali,MATCH(Status NPWP Nama 10,Status NPWP\::A,0),column-index,area-index),PPh Sebulan Nama 10),0)
2.3. Output
Ini adalah hasil yang diharapkan, biasanya adalah berapa gaji per orang. Tapi di sini kita akan explore lebih jauh, karena Apple Numbers dapat memfasilitasi kebutuhan layouting, maka di sini kita bisa membuat slip gaji sesuai kebutuhan. Kita juga bisa membuat laporan untuk pihak finance. Dan kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan layout (tampilan) khusus.
Salah satu contoh output yang dimaksud: (gambar sudah terdelete)
Cell-cell dalam slip ini ditampilkan cukup banyak dengan tujuan transparansi dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, sehingga tenaga kerja dapat melakukan konfirmasi dengan pencatatan absensi yang ada. Kalau ada yang tidak cocok bisa mengajukan keluhan complain, dan pihak operasional akan langsung mengatasi masalah ini. Sejauh ini dan secara logika, selama datanya benar dan jika dalam proses sama sekali tidak ada data manual, maka kesalahan hitung tidak akan terjadi. Kesalahan lebih sering terjadi pada bagian pencatatan (apalagi kalau pencatatan itu dilakukan manual).
3. Penutup
Masih ada contoh Perhitungan Payroll lain yang bisa diselesaikan dengan Apple Numbers ini. Salah satunya adalah menghitung upah borongan murni, dengan 70 macam jenis pekerjaan. Jadi ada 70 piece rate. Akan dicoba untuk dibahas lain waktu, atau bila bertemu.
Selanjutnya, untuk dapat melakukan sendiri apa yang sudah dibahas ini silakan mulai mengexplore Apple Numbers anda.
Beberapa hal yang penting adalah:
– Dengan memahami fungsi Payroll dan pemahaman umum dari “input-process-output”, kita bisa men-deliver hasil yang diharapkan dari proses Payroll.
– Identifikasi dan rancangan (design) solusi adalah langkah yang paling krusial dari semua proses ini. Bukan pembuatan formula.
– Apple Numbers memiliki beberapa kekurangan dibanding dengan spreadsheet lain. “Kesederhanaan” dari fitur yang ada ditambah dengan kemampuan membuat beberapa tabel dalam satu sheet menjadikan aplikasi ini mampu menyelesaikan persoalan-persoalan Payroll yang Customized. Dan aplikasi ini gratis.
Bagaimana cara mendapatkan Apple Numbers, sudah dijelaskan di atas, yaitu free untuk pembelian Apple Computer.
Silakan mencoba dengan case-case real yang dihadapi. Jika masih belum berhasil dalam pelaksanaannya (identifikasi dan design solusinya), atau malah sebaliknya, menemukan cara-cara baru, mari kita diskusi.
Terima kasih. Semoga membantu.
denny Jd – 25 Februari 2017