outsourcing, noun, ˈaʊtˌsɔːsɪŋ , -ˌɔːr- (American English)
when a company uses workers from outside the company to do a job
business process outsourcing, noun,
the practice of asking people from outside a company to be take charge of running a part of its activities
Dalam Bahasa Indonesia, penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain. Ini kami ambil berdasarkan kalimat yang ada di Permenaker 19 tahun 2012.
Lengkapnya, Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain.
Perusahaan outsource atau perusahaan outsourcing? Mengacu kepada kalimat Outsourcing Company, maka dalam tulisan kali ini akan digunakan istilah Perusahaan Outsourcing.
Peraturan pelaksanaan sudah jelas diatur di Permenaker tersebut di atas. Untuk mendukung peraturan dan syarat pelaksanaan di atas kami akan membagikan beberapa tips. Tips ini berguna terutama bagi Pihak Pemberi Kerja dan juga Pihak Perusahaan Outsourcing.
Tips ini berupa saran untuk melakukan evaluasi antara Pihak Pemberi Kerja dan Pihak Outsourcing.
Beberapa faktor umum yang perlu dievaluasi:
- Legalitas perusahaan outsourcing;
- Kebijakan perusahaan outsourcing;
- Perencanaan (man power) perusahaan outsourcing;
- Rekrutmen dan training perusahaan outsourcing;
- Hubungan Industrial perusahaan outsourcing;
- Kepuasan pengguna (user);
- Kepuasan karyawan outsource.
Dan mungkin masih bisa anda kembangkan sendiri faktor umum evaluasi yang sesuai kebutuhan perusahaan pemberi kerja. Lalu kenapa yang dievaluasi hanya perusahaan outsourcing nya saja?
Pertanyaan menarik. Menurut pemahaman kami Pihak Pemberi Kerja yang melakukan evaluasi terhadap Pihak outsourcing dengan faktor umum seperti tersebut di atas sudah pasti ingin melaksanakan outsourcing yang berkualitas dan taat hukum. Ini berarti faktor-faktor di atas di Pihak Pemberi Kerja pasti nilainya mendekati 100%.
Tujuan melakukan evaluasi :
- Mendapatkan kepastian mengenai kepatuhan perusahaan outsourcing terhadap semua aturan pemerintah;
- Mencegah terjadinya masalah-masalah yang terkait dengan kewajiban perusahaan outsourcing terhadap karyawannya ataupun terhadap perusahaan pemberi kerja yang dapat merusak nama baik perusahaan pemberi kerja;
- Menjadi dasar pengambilan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan apabila ingin memutus ataupun memperpanjang perjanjian dengan perusahaan outsourcing.
Mari kita lanjutkan dengan faktor evaluasi turunan dari faktor umum tersebut. Faktor turunan ini menurut kami. Jadi sekali lagi anda dapat melakukan penambahan dan/atau pengurangan terhadap faktor turunan ini. Berikut versi kami:
- Legalitas perusahaan outsourcing
- Badan hukum perusahaan (PT)
- TDP
- NPWP dan PKP
- SIUP
- Surat Ijin Tempat Usaha
- Apakah perusahaan memiliki lahan sendiri (Sertifikat, IMB)
- Ijin Operasional outsourcing (Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja); dan/atau
- Ijin Pemborongan Pekerjaan (Perusahaan Pemborongan Pekerjaan)
- Pelaksanaan Wajib Lapor kepada Instansi Dinas Tenaga Kerja Terkait
- Terdaftar BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
- Kebijakan perusahaan outsourcing
- Apakah perusahaan memiliki sasaran kebijakan tertulis yang menjamin pelayanan kepada customer?
- Adakah activity plan perusahaan? Dan bagaimana metode mencapai target activity plan?
- Struktur Organisasi dan deskripsi yang jelas.
- Peraturan Perusahaan atau Kebijakan Perusahaan dalam bentuk lain.
- Apakah ada tinjauan manajemen dan apakah terlaksana?
- Kepatuhan terhadap peraturan perpajakan (PPN)
- Kepatuhan terhadap peraturan BPJS (waktu pembayaran, dll)
- Perencanaan (man power) perusahaan outsourcing
- Apakah persyaratan kualitas SDM sudah tertulis?
- Apakah ada program pengembangan kualitas SDM?
- Adakah evaluasi berkala terhadap pengembangan SDM?
- Rekrutmen dan training perusahaan outsourcing
- Apakah ada prosedur rekrutmen karyawan outsourcing?
- Program training untuk meningkatkan keterampilan dan etos kerja karyawan secara berkala?
- Hubungan Industrial perusahaan outsourcing
- Hubungan perusahaan dan karyawan dituangkan tertulis
- Prosedur penanganan kecelakaan kerja
- Sistem pengaturan kehadiran karyawan outsourcing
- Sistem yang mengatur pelayanan kesehatan karyawan
- Sistem antar jemput karyawan (jika diperlukan) agar karyawan datang tepat waktu
- Pengaturan pengelolaan THR dan pembagiannya
- Prosedur seragam karyawan
- Upaya untuk menekan tingkat absensi
- Program motivasi karyawan
- Pph 21 (bukti setor, bukti potong)
- Laporan JHT karyawan
- Kepuasan pengguna (user)
- Komunikasi dan koordinasi dengan pihak (supervisor area dan manager) outsourcing
- Kerapian administrasi
- Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (peraturan pemberi kerja dan peraturan pemerintah)
- Kecepatan pemenuhan tenaga kerja yang dibutuhkan
- Kecepatan respon dan kemampuan memberikan solusi jika ada issue di area
- Tingkat kompetensi tenaga kerja outsourcing
- Kepuasan karyawan outsource
- Komunikasi dan koordinasi dengan pihak (supervisor area dan manager) outsourcing
- Keterbukaan informasi (Pajak, BPJS, perhitungan upah, dll)
- Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (peraturan pemberi kerja dan peraturan pemerintah)
- Fasilitas yang diberikan (APD dan yang disyaratkan)
- Kecepatan respon dan kemampuan memberikan solusi jika ada issue di area
- Ketepatan waktu pembayaran gaji
Dan masih banyak lagi. Silakan ditambahkan dan/atau dikurangkan sesuai kebutuhan anda. Evaluasi ini dapat dibuat sebagai kuisioner, terutama faktor 6 dan 7. Teknis pelaksanaan bisa dikoordinasikan bersama.
Demikian tips dari kami HCG outsourcing.
Untuk memastikan pelaksanaan outsourcing di perusahaan anda sesuai dengan peraturan yang berlaku dan efektif, anda dapat menghubungi Ibu Nia Sabrina (Manager Operasional HCG outsourcing) melalu email nia@humancapitalg.com.
HCG outsourcing
Menjadi perusahaan outsourcing yang terpercaya & profesional, patuh dengan hukum & peraturan pemerintah
- Memberikan solusi ketenagakerjaan yang konstruktif dengan tetap mengikuti peraturan ketenagakerjaan,
- Menerapkan proses manajemen tenaga outsource dengan cara yang efektif,
- Memiliki solusi yang terintegrasi dengan unit bisnis lainnya di bawah HCG (konsultansi, kreatif, training).
Untuk menerima update dari kami, anda juga bisa mengikuti channel kami di telegram menggunakan link ini. Pastikan anda memiliki aplikasi Telegram.