PDCA atau sering disebut juga sebagai Plan Do Check Act. Beberapa juga menyebutnya dengan Plan Do Check Adjust.
Apakah yang dimaksud dengan PDCA?
Menurut penjelasan di https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA PDCA adalah 4 (empat) langkah metodologi dalam manajemen yang digunakan untuk mengendalikan (control) dan meningkatkan (improvement) kualitas proses dan kualitas produksi.
Semua fungsi manajerial seharusnya mengerti akan hal ini. Bahkan ini menjadi kemampuan (skill) dan pengetahuan (knowledge) dasar bagi fungsi manajerial. Karena tanpa menguasai ini, ada dua kemungkinan, pertama kita sebenarnya tidak melakukan fungsi manajerial, atau kedua kita mempunyai metode lain yang lebih baik dari metode ini.
Ada yang dengan sadar menerapkan ada juga yang tidak sadar sudah melaksanakan ini. Tidak terlalu masalah sebenarnya. Yang paling penting adalah kontrol dan peningkatan kualitas proses dan produksi selalu terjadi atau dengan kata lain sustain.
Kita coba memahami sedikit lebih dalam mengenai setiap langkah dari PDCA:
- Plan. Pada langkah ini harus ada penetapan tujuan dan langkah-langkah atau proses yang diperlukan untuk bisa mencapai hasil yang diharapkan.
- Do. Melaksanakan perencanaan dari langkah sebelumnya. Mengerjakan berdasarkan perencanaan. Hal-hal yang terjadi dicatat. Pencatatan ini nantinya akan menjadi data yang bisa digunakan untuk mengukur tingkat efektif dan efisien dari perubahan atau penyesuaian yang dilakukan.
- Check. Dalam langkah ini, data dari fase sebelumnya dikumpulkan dan dievaluasi. Data yang terkumpul dibandingkan dengan hasil yang diharapkan akan dapat dilihat dimana persamaan dan perbedaannya. Dapat diukur kekuranganya. Langkah ini membantu untuk melihat (nantinya) apakah perubahan yang dilakukan pada perencanaan menyebabkan hasil yang lebih baik? Dan bisa juga dipakai untuk menentukan perubahan apa yang diperlukan untuk mendapatkan hasil lebih baik.
- Act atau Adjust. Dalam langkah inilah sebuah peningkatan dalam proses dilakukan. Data dari langkah Do dan Check dipakai untuk mengidentifikasi isu atau masalah yang ada. Masalah yang menyebabkan kurang efektif efisien ini kemudian dianalisa rootcaused-nya. Setelah ditemukan penyebab permasalahannya, modifikasi bisa dilakukan pada proses selanjutnya dengan tujuan mendapatkan hasil yang lebih baik dari proses sebelumnya.
Di akhir langkah ini akan menghasilkan hal-hal semacam: instruksi yang lebih baik, cara-cara yang lebih baik (efektif efisien), prosedur yang lebih baik, bahkan tujuan yang lebih baik.
Sehingga langkah Plan selanjutnya sudah mempunyai landasan yang berdasarkan analisa sebelumnya. Tentunya lebih baik.
Sehingga juga, pekerjaan yang dilaksanakan dalam langkah Do tidak akan mengulangi kesalahan-kesalahan yang sebelumnya yang sudah teridentifikasi. Jika kesalahan yang sama masih terjadi, bisa dibilang perencanaan kita (Plan) kurang baik.
PDCA adalah salah satu metode untuk Problem Solving. Mengulangi siklus PDCA akan mendekatkan kita kepada tujuan yang ingin dicapai, biasanya proses dan hasil akan membaik.
Continuous quality improvement with PDCA.
sumber: https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA
Cukup penjelasan mengenai PDCA. Lebih detail bisa dicari di internet. Dalam tulisan ini saya ingin mengajak kita sadar mengenai pentingnya sebuah proses yang efektif dan efisien. Jika kita mau berhitung, kerugian dari melakukan kesalahan yang sama dalam proses yang seharusnya sudah diperbaiki, dari kacamata finansial, berapa kerugiannya?
“Jika kita mengetahui dan sadar menngenai kerugian ini, dan kita menjalankan fungsi manjerial, apa tindakan yang akan kita ambil? Dari mana harus memulai sebuah perubahan?”
Pertanyaan mudah yang seharusnya bisa dijawab oleh fungsi-fungsi manajerial.
Sering kali metode tidak perlu terlalu keren, lebih penting kita paham dan menerapkan dengan baik. Hasilnya bisa kita ukur dan kita perbaiki terus. Kata ilmu manajemen Continous Improvement.
Continuous quality improvement with PDCA.
source: https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA
Selamat menjalankan fungsi manajerial dengan baik. Ingat untuk selalu sadar dan mengukur.