Outsourcing by definition refers to the act of hiring a third-party company or individual to perform tasks or provide services that are typically done in-house. This can range from simple tasks such as data entry or customer service to more complex functions such as software development or financial analysis.
In recent years, the practice of outsourcing has become increasingly popular among businesses of various sizes and industries around the world.
This trend has been driven by a variety of factors, including globalization, advancements in technology, and increased competition. As businesses look to reduce costs and streamline operations, outsourcing has emerged as a viable solution.
The goal of this paper is to provide a comprehensive guide to outsourcing for businesses that are considering this strategy.
This guide will cover:
the benefits and risks of outsourcing,
how to select an outsourcing provider,
best practices for managing an outsourced team, and
strategies for maximizing the potential benefits of outsourcing while minimizing its risks.
Benefits of Outsourcing
One of the primary benefits of outsourcing is cost savings. Cost savings happened because outsourcing makes businesses focus on their core competencies and leave non-core functions to third-party providers who can perform them more efficiently with flexibility in resource management. (Berg et al., 2020)
With outsourcing businesses also can access the broader resources and expertise of the outsourcing provider, which may not be available in-house. And outsourcing also enables businesses to scale operations quickly and efficiently.
Meanwhile, there are also dissenting views on outsourcing, with some arguing that it can lead to the loss of jobs domestically and contribute to a decline in quality as control over certain functions may be diminished. However, research has shown that these concerns are often unfounded and may even be outweighed by the benefits of outsourcing. For example, a study by Deloitte found that outsourcing can lead to increased innovation and improved access to talent, which can contribute to long-term growth and competitiveness. (2020 Global Outsourcing Survey | Deloitte US, n.d)
Furthermore, outsourcing can help businesses to improve their operational efficiency by allowing them to refocus resources on core functions. In turn, this can help businesses to become more agile and responsive to market changes.
Challenges and risks of outsourcing
Despite the numerous potential advantages of outsourcing, there are also several challenges and risks that businesses should consider before pursuing this strategy.
One of the risks of outsourcing is a loss of control over certain functions. (Ejechi & Oshodin, 2019) This is because outsourcing requires businesses to transfer some of their operations to a third-party provider, which may limit the level of control that the business can exert over these functions. Additionally, outsourcing may create cultural and communication barriers that can hinder effective collaboration between the business and the outsourcing provider. Moreover, outsourcing may expose businesses to regulatory and legal risks regarding privacy and data protection. Therefore, it is important for businesses to carefully evaluate potential outsourcing providers and establish clear contractual agreements that outline key performance metrics and quality standards. Data and information security is a critical challenge associated with outsourcing.
Successful outsourcing strategies
Successful outsourcing strategies require businesses to carefully evaluate potential providers and establish clear communication channels that promote effective collaboration.
Determining outsourcing goals and scope is a crucial first step in developing a successful outsourcing strategy. This involves identifying which functions to outsource, the desired outcomes of outsourcing, and how these outcomes will be measured.
Choosing the right service provider is also a critical factor in successful outsourcing. Businesses should evaluate a range of factors when selecting an outsourcing provider, including their experience, reputation, and ability to deliver high-quality services.
Additionally, businesses should consider the outsourcing provider’s cultural fit and shared values to ensure that both parties are aligned in terms of goals and expectations.
Managing effective relationships and communication is crucial to successful outsourcing. This involves establishing regular communication channels, such as weekly or monthly updates and progress reports. (6 Steps for Building a Successful Outsourcing Strategy | BXGI, n.d)
Performance evaluation and periodic adjustment of the outsourcing strategy are also important. Clear performance metrics and quality standards should be established to ensure that the outsourcing provider is meeting expectations, and any issues or concerns should be addressed promptly. Regular performance assessments can help businesses maintain the value and effectiveness of their outsourcing partnerships over time. (Pellicelli, 2018)
Case study: Example of a company successfully using outsourcing
IBM
IBM is a global technology company that specializes in software, hardware, and services. With over 350,000 employees worldwide and a presence in over 170 countries, IBM is one of the largest and most established firms in the technology industry.
As part of its global operations, IBM has successfully used outsourcing to manage certain business functions. For example, IBM has outsourced its IT infrastructure management to companies such as Wipro and HCL Technologies. By doing so, IBM has been able to reduce costs and increase the efficiency and management of its IT infrastructure while also focusing on its core business operations. (Wipro and IBM Global Partnership – IBM Alliance – Partner Ecosystem, n.d)
Outsourcing process carried out:
To successfully implement its outsourcing strategy, IBM followed several key steps. First, IBM identified the specific business functions that would benefit from outsourcing. This involved a detailed analysis of the costs, benefits, and risks associated with each function.IBM then evaluated a range of potential outsourcing providers based on their experience, reputation, ability to deliver high-quality services and cultural fit. IBM selected Wipro and HCL Technologies as outsourcing providers for its IT infrastructure management function based on their ability to meet IBM’s high standards for quality of services, technical expertise, and their cost-effectiveness.
Archived result:
The outsourcing of IT infrastructure management to Wipro and HCL Technologies enabled IBM to achieve significant cost savings while also improving the efficiency and effectiveness of its operations. Additionally, outsourcing allowed IBM to focus on its core business operations and leverage the expertise of specialized providers in IT infrastructure management. This successful implementation of outsourcing demonstrates the potential benefits that outsourcing can bring to businesses, including cost savings, increased efficiency and focus on core operations.
Syngenta
Syngenta, a global agribusiness company, is another example of a business that has successfully used outsourcing to drive growth and innovation. Syngenta had initially relied on in-house research and development (R&D) to drive innovation in the agribusiness sector. However, as the industry became more competitive and technologically advanced, Syngenta realized it needed to expand its R&D capabilities.(Research and development | Syngenta, n.d)
Outsourcing process carried out:
To achieve this, Syngenta partnered with Accenture to establish a global R&D network that would centralize its research efforts and optimize its innovation processes. Accenture was responsible for managing the network, which entailed integrating Syngenta’s existing R&D infrastructure with that of its external partners to create
Archived result:
a collaborative and efficient platform for innovation. As a result of this outsourcing partnership, Syngenta was able to streamline its R&D processes and accelerate its development timelines. This outsourcing partnership also enabled Syngenta to leverage Accenture’s expertise in research and development, as well as its knowledge of emerging technologies and market trends, to create a more innovative and competitive R&D infrastructure.
Trends and future of outsourcing
The influence of technology and digitalization has been a major trend in outsourcing and is likely to continue shaping the future of outsourcing. The increasing prevalence and advancement of digital technologies have facilitated remote work and collaboration, making outsourcing more accessible and efficient. (How Technology Has Changed Outsourcing – Impact Hub, n.d)
More and more companies are realizing the importance of focusing on their core business functions and outsourcing peripheral activities to specialized providers. This shift in business models and practices has not only led to cost savings but also allowed businesses to access specialized expertise and technology that they may not have otherwise been able to afford or develop in-house. This trend is expected to continue in the future, as businesses seek to stay competitive by leveraging the expertise and technology of specialized outsourcing providers (Ji, 2016). Additionally, environmental and social considerations are expected to become increasingly important in outsourcing decisions. As the world becomes more conscious of sustainability and social responsibility, businesses are expected to prioritize selecting outsourcing partners that align with their values and contribute positively to society through their outsourcing partnerships. (Trushchenko et al., 2019)
Conclusion
Outsourcing should be viewed as a strategic decision that requires careful evaluation and planning. Before embarking on outsourcing, businesses should assess their needs and capabilities, evaluate potential providers based on factors such as cost, expertise, and reputation, establish clear communication channels and define expectations and deliverables, as well as establish metrics for evaluating the success of the outsourcing partnership. By following these steps, businesses can make informed outsourcing decisions that align with their strategic goals and contribute to their overall success.
Successful outsourcing strategies require careful evaluation of potential providers, clear communication, and regular performance assessments. Case studies of companies such as IBM and Syngenta demonstrate the potential benefits of outsourcing in improving operational efficiency and driving innovation. The future of outsourcing is expected to continue to be shaped by technology and a focus on core business functions, as well as increasing considerations for environmental and social responsibility. Overall, outsourcing can be a valuable strategy for businesses if implemented effectively and with careful consideration of its potential benefits and risks.
References
Berg, P., Olstad, B. H., Berg, P. R., & Kjendlie, P.. (2020, December 22). Outsourcing Swimming Education—Experiences and Challenges. International Journal of Environmental Research and Public Health, 18(1), 6. https://doi.org/10.3390/ijerph18010006
Ejechi, J. O., & Oshodin, E. A.. (2019, June 27). Business Process Outsourcing Strategy on Competitive Advantage and Organizational Performance. International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences, 9(6). https://doi.org/10.6007/ijarbss/v9-i6/5987
Pellicelli, M.. (2018, May 22). Gaining Flexibility and Innovation through Offshore Outsourcing. Sustainability, 10(5), 1672. https://doi.org/10.3390/su10051672
Trushchenko, I. V., Maloletko, A. N., & Kaurova, O. V.. (2019, January 1). Outsourcing in the organization of global business services. https://doi.org/10.2991/icsdcbr-19.2019.66
CEO Survey yang dilakukan oleh PwC pada tahun 2020 melibatkan lebih dari 5.000 responden CEO di seluruh dunia, termasuk di wilayah Asia Pasifik. Hasil survei menunjukkan bahwa para CEO di Asia Pasifik memiliki pandangan yang relatif optimis terhadap masa depan bisnis mereka, meskipun juga mengalami kekhawatiran terkait dengan kondisi ekonomi global dan faktor internal bisnis.
Lebih dari 50% responden CEO di Asia Pasifik menyatakan optimisme mereka terhadap pertumbuhan bisnis di masa depan, dibandingkan dengan rata-rata global sebesar 38%. Namun, responden juga mengalami kekhawatiran terhadap beberapa tantangan, seperti ketidakpastian ekonomi global (47%), kekurangan keterampilan dan talenta (43%), dan perubahan regulasi dan kebijakan pemerintah (41%).
Dalam hal teknologi digital, hampir 80% responden di Asia Pasifik menyatakan bahwa teknologi digital akan menjadi faktor penting dalam pertumbuhan bisnis di masa depan, dibandingkan dengan rata-rata global sebesar 68%. Responden juga menganggap transformasi digital sebagai prioritas utama untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Namun, pandemi COVID-19 juga mempengaruhi pandangan para CEO di Asia Pasifik. Hampir 80% responden menyatakan bahwa pandemi telah berdampak signifikan pada bisnis mereka, dengan 44% mengalami penurunan pendapatan dan 39% mengalami penurunan profitabilitas. Oleh karena itu, sebagian besar CEO di Asia Pasifik mengambil tindakan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan fleksibilitas bisnis mereka.
Secara keseluruhan, CEO Survey menunjukkan bahwa para CEO di Asia Pasifik memiliki pandangan yang optimis terhadap masa depan bisnis mereka, namun mereka juga menyadari adanya tantangan dan risiko yang perlu ditangani dengan bijak, terutama dalam menghadapi dampak pandemi COVID-19 dan perubahan kondisi bisnis global.
How much disruption? Deloitte Global Outsourcing Survey 2020
Riset yang dilakukan oleh Deloitte pada tahun 2020 berjudul “Global Outsourcing Survey: How Much Disruption Can the Market Take?” menunjukkan bahwa praktik outsourcing semakin populer dan menjadi lebih penting bagi organisasi untuk meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan bisnis mereka. Dalam survei global yang dilakukan oleh Deloitte, ditemukan bahwa 70% responden memandang outsourcing sebagai cara untuk meningkatkan efisiensi dan 57% responden menyatakan bahwa mereka menggunakan outsourcing untuk mengurangi biaya operasional.
“What drives the clients’ decisions is cost reduction. If there is no positive cost case, it will not happen. It is always about cost.” Partner, Law firm, EMEA
Pesan penting bagi perusahaan outsourcing adalah pentingnya memperhatikan perubahan tren di pasar dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan. Perusahaan outsourcing harus memastikan bahwa tim karyawan memiliki keahlian dan pengalaman yang tepat, dan memberikan solusi dan layanan yang inovatif dan berkelanjutan.
“Outsourcing as a concept is changing from make it run to make change happen.” Country Lead, Large IT outsourcing service provider
Pesan penting bagi pengguna outsourcing adalah bahwa pemilihan mitra outsourcing yang tepat sangat penting untuk memastikan keberhasilan praktik outsourcing. Selain itu, perusahaan harus memastikan adanya komunikasi yang terbuka dan jelas dengan mitra outsourcing, menetapkan key performance indicators (KPI) yang jelas, dan memastikan kesesuaian antara tujuan bisnis dan layanan yang diberikan oleh perusahaan outsourcing.
Riset ini menarik karena menunjukkan pentingnya praktik outsourcing dalam meningkatkan efisiensi dan mempercepat transformasi digital organisasi. Selain itu, riset ini juga memberikan wawasan tentang tren pasar dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan outsourcing dan pengguna outsourcing, sehingga dapat membantu perusahaan dan organisasi dalam mengambil keputusan yang lebih baik terkait praktik outsourcing.
“We should have spent more time in getting people (our employees) ready for the change.” CIO, Large US manufacturing company
Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Deloitte, tren pasar dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan outsourcing dan pengguna outsourcing adalah sebagai berikut:
Tren pasar: praktik outsourcing semakin populer dan menjadi lebih penting bagi organisasi untuk mempercepat transformasi digital, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan bisnis mereka.
Tantangan: perusahaan outsourcing perlu memperhatikan perubahan tren di pasar dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan. Selain itu, pengguna outsourcing harus memperhatikan pemilihan mitra outsourcing yang tepat dan memastikan adanya komunikasi yang terbuka dan jelas dengan mitra outsourcing.
Pelaksanaan outsourcing yang tepat: dalam mengambil keputusan terkait pelaksanaan outsourcing, perlu mempertimbangkan beberapa hal seperti memilih mitra outsourcing yang tepat, menetapkan key performance indicators (KPI) yang jelas, dan memastikan adanya komunikasi yang terbuka dan jelas dengan mitra outsourcing.
Tujuan lain yang penting: Tujuan lain yang penting dalam praktik outsourcing adalah meningkatkan efisiensi dan fokus pada kegiatan inti bisnis, mengurangi biaya operasional, meningkatkan kualitas layanan, dan mengakses keahlian yang lebih luas.
Dalam mengambil keputusan terkait pelaksanaan outsourcing, perlu mempertimbangkan secara cermat apakah praktik outsourcing sesuai dengan tujuan bisnis organisasi dan apakah mitra outsourcing yang dipilih memenuhi kebutuhan organisasi. Selain itu, perlu memastikan adanya komunikasi yang terbuka dan jelas dengan mitra outsourcing serta menetapkan KPI yang jelas untuk memastikan bahwa praktik outsourcing memberikan manfaat yang diharapkan.
Pada prakteknya di PT Human Capital Global (HCG), selalu ada KPI atau SLA (service level agreement) yang disepakati dan dilaksanakan bersama. Bersama dengan klien kami (pengguna outsourcing) selalu dilakukan evaluasi berkala. Tujuannya adalah perbaikan. Perbaikan ini wajib hukumnya bagi PT HCG, karena motivasi kami menjadi mitra bisnis (business partner).
Satu hal yang juga sangat penting adalah kepatuhan atau compliance. Pastikan perusahaan outsourcing yang bekerja sama patuh pada peraturan yang berlaku. Ada banyak cara mengukur kepatuhan, seperti: bukti lapor ke Dinas terkait, random check slip gaji, random check interview ke karyawan outsourcing, dan beberapa cara lain. Tujuannya membuktikan kepatuhan terlaksana.
“Clients don’t need classic vendor management. They want vendor management that can understand technology, understand the start-up ecosystem, help find solutions for the business, and manage internal stakeholders.” Senior Vice President, Large IT outsourcing service provider
Apakah outsourcing Anda
Sudah berperan sebagai mitra bisnis?
Sudah melaksanakan kepatuhan atau compliance?
Berkomunikasi terbuka terutama tentang pengelolaan tenaga kerja?
Selalu meningkatkan kualitas layanannya?
Tertarik ingin mengetahui lebih banyak mengenai apa yang kami kerjakan? Silakan menghubungi kami di nomor yang tertera di halaman utama.
Kampanye positif untuk mengimbangi suasana negatif akibat pandemi.
Sebagai sebuah perusahaan jasa, PT Human Capital Global, HCG (baca:hasege) menyadari akan kebutuhan komunikasi brand terhadap pasar yang menjadi tempat dan tujuan usaha HCG. Namun pasar yang dihadapi memiliki natur komunikasi yang unik sehingga membuat HCG terdorong untuk mencari bentuk komunikasi yang dapat menjadi jembatan antara mereka dengan HCG. Cara efektif dan efisien adalah dengan menggunakan media sosial sebagai kapal untuk mengarungi derasnya arus informasi yang berjejalan untuk mencapai sasarannya.
Komunikasi yang akan dibawakan HCG melalu media sosial haruslah memiliki satu jangkar untuk menyatukan segala bentuk komunikasi yang dibangun. Menggunakan tokoh atau endorser bukanlah sebuah langkah bijak, karena akan membuang sumber daya dan ketergantungan akan seseorang yang merupakan pihak eksternal dari HCG. Untuk itu dibuatlah sebuah maskot, yaitu bentukan visual yang merepresentasikan logo HCG menjadi sebuah pribadi yang sesuai dengan kultur kerja HCG.
Penjelasan Maskot HCG (baca: hasege).
Bentuk maskot HCG ini sengaja dibuat sedemikian rupa agar dapat berjalan pada setiap suasana dan siap beradaptasi untuk segala bentuk komunikasi yang diinginkan HCG dalam menjangkau masyarakat. Namun yang terpenting maskot HCG ini diupayakan untuk menjadi ramah pada setiap usia yang ditemui. Bentuk maskot yang fleksibel ini juga mengambarkan fleksibilitas HCG dalam berbisnis, meskipun masih dalam batas-batas legal dan seturut undang-undang.
Jangan kuatir untuk tidak bertemu dengan maskot HCG dalam setiap komunikasi visual yang dikeluarkan oleh HCG. Sang maskot akan selalu menyapa siapa saja yang memiliki hubungan dengan HCG dalam lingkup sosial media.
Pada masa pandemik korona, seluruh kegiatan pembelajaran di sekolah-sekolah diliburkan selama beberapa minggu. Selama masa belajar di rumah ini, HCG (baca: ha se ge) turut juga menyumbang aktivitas bagi anak-anak untuk mereka dapat mengenal kemampuan dasar dalam hidup bersosial seperti sopan santun, antre, minta maaf dan berterima kasih.
Lembar petualangan ini menyasar pada anak-anak usia prasekolah sampai usia delapan tahun. Pada rentang usia ini kami berharap adanya perubahan sikap mendasar pada anak-anak setelah berpetualang bersama lembar petualangan ini, yang tentunya disertai oleh ayah maupun ibu di rumah.
Cara menggunakan lembar petualangan ini:
Download berkas pdf yang dibagikan pada website HCG.
Cetaklah berkas tersebut dengan ukuran kertas A4 format warna hitam-putih.
Siapkan Pensil, dadu dan pion sebelum memulai.
Dampingi anak anda dalam berkegiatan. Jelaskan hal yang tidak mereka mengerti.
Jangan lupa untuk mencuci tangan.
Yuk kita mulai.
Kami mempersiapkan beberapa edisi dalam minggu ini. Bila tanggapan atas lembar petualangan ini positif maka kami akan memperpanjang lembar petualangan ini dengan berbagai cerita. Lebih jauh, anda boleh menyumbangkan ide cerita untuk dikembangkan menjadi lembar petualangan. Saran dan sumbangan ide silakan email ke info@humancapitalg.com.
Rekaman di bawah ini adalah kontribusi dari kami dalam situasi menghadapi covid-19 saat ini. Kami ingin memberikan sudut pandang yang berbeda dalam melihat pandemik ini dan masing-masing dari kita akan mendapatkan ketenangan dalam melangkah ke depan.
Saat ini sebagai sebuah bangsa yang maju, generasi Indonesia yang paham teknologi mendapat tempat untuk menunjukkan ke-bisa-annya melalui wabah pandemik covid-19 atau yang lebih dikenal dengan virus korona.
Sudah banyak penyakit menular atau wabah penyakit yang menimpa umat manusia dalam perjalanan sejarahnya. Pada abad pertengahan kita belajar tentang wabah Hitam, yang menghabiskan sebagian penduduk eropa. Lalu awal abad modern, saat usai Perang Dunia 1, kita mengenal wabah Flu Spanyol, karena dimulai dari daerah Spanyol. Juga wabah Kolera yang dimulai dari India, hingga mendunia. Sampai wabah Flu Burung H1N1, SARS, dan yang terbaru covid-19 atau kita kenal dengan corona flu.
Kali ini saya tidak akan membahas tentang covid-19 dari sudut pandang penderita, lockdown ataupun social distancing. Akan tetapi melalui data yang tersedia di Google, dan W H O.
Nanti setelah dengan lengkap melihatnya, silakan teman-teman menyimpulkan untuk diri sendiri. Sudah siap? Yuk baca pelan-pelan data-data ini.
Awalnya informasi yang didapat berupa infografis tentang covid-19 di website ini,
Tidak terlalu menarik, data tersedia dalam bentuk google sheets. Namun dari data tersebut dapat dilihat bahwa.
Penyakit yang paling mematikan adalah Echinococcosis. Penyakit yang disebabkan oleh cacing pita parasit, dengan 62,5% fatality rate. https://id.wikipedia.org/wiki/Ekinokokosis. Sedangkan covid-19 berada di urutan 16.
Penyakit dengan tingkat penularan tertinggi adalah Malaria dengan 17% dan covid-19 di urutan ke-13.
Penyakit dengan tingkat mention perkematian tertinggi adalah SARS, Sindrom Pernapasan Akut Berat, sebuah jenis penyakit pneumonia. Sekitar 10% dari penderita SARS meninggal dunia. Mention perkematian adalah 17.562.500 dan di peringkat ketiga adalah covid-19 dengan mention perkematian sebesar 9.722.147.
Penyakit dengan tingkat mention tertinggi adalah covid-19, dengan 2.490.000.000 millions mention.
Penyakit dengan rata-rata kematian per hari (global) tertinggi adalah Tuberculosis dengan jumlah 3,014 kematian per hari.
Sebetulnya ini satu data dengan yang dalam bentuk google sheets tapi yang ini lebih menarik untuk diulik. Bentuk infografis ini sederhana secara visual hanya berbentuk kuadran saja. Dapat dipilih kuadran-kuadran apa saja yang diinginkan. Pilihan pertama adalah Kuadran Deadliness dan Contagiousness.
Dapat dilihat yang paling deadly adalah Pneumonic Plague (adalah infeksi paru-paru yang parah yang disebabkan oleh bakteri Yersinia pestis) dan Rabies (virus yang menyebabkan peradangan otak pada manusia dan mamalia lainnya).
Lalu kuadran atas diganti dengan Fatalities, dan yang muncul tertinggi adalah HIV, TBC, Hepatitis B.
Kuadran ini juga dapat dirubah sesuai dengan bentuk penularan saja. Pilih penularan melalui cairan tubuh, seperti covid-19. Muncul yang tertinggi adalah Hepatitis B dan MRSA setelah itu covid-19.
Tapi saat kuadran atas diganti dengan awareness dan media coverage, maka muncul covid-19 sebagai nama yang tertinggi.
Data yang dtampilkan per tanggal 27 Maret 2020.
Setelah semua data dibaca bersama.
Ya! Harus tetap mengikuti instruksi Pemerintah Indonesia.
Ya! Harus melindungi diri sendiri dan keluarga masing-masing.
Mari tetap tenang, yang WFH, lakukan dengan penuh tanggung jawab.
Yang masuk kerja, kerjakan dengan preventif sesuai instruksi kesehatan. Hati yang tenang menambah daya imun.
Saatnya social media distancing untuk ketenangan jiwa.
